এই লেখায় যা আছে
একই তথ্য Excel আর সফটওয়্যারে দুবার লিখতে হয়? PDF দেখে তথ্য বসানোর কাজটা প্রতিদিন জমে যায়? নাকি দিনের শেষে সবার আপডেট নিয়ে রিপোর্ট বানাতেই সময় চলে যায়?
অটোমেশন নিয়ে ভাবতে গেলে পুরো অফিস একবারে বদলে ফেলার পরিকল্পনা দরকার নেই। বরং নিয়মিত করা ছোট একটি কাজ দিয়ে শুরু করলে কী দরকার তা বোঝা সহজ হয়।
কাজের নাম নয়, ধাপগুলো লিখুন
‘রিপোর্ট অটোমেট করব’ বললে কাজটা স্পষ্ট হয় না। তথ্য কোথা থেকে আসে, কে কী করেন, আর শেষে কী পাওয়া দরকার—এসব লিখে ফেলুন।
- কাজটি কী ঘটলে শুরু হয়, লিখুন।
- কোন ফাইল, ফর্ম বা সফটওয়্যার থেকে তথ্য আসে, চিহ্নিত করুন।
- কে কোন ধাপে তথ্য বদলান বা যাচাই করেন, লিখুন।
- শেষ ফল কোথায় জমা হয় বা কার কাছে যায়, ঠিক করুন।
প্রথম কাজ বাছতে এই প্রশ্নগুলো করুন
প্রতিটি প্রশ্নের উত্তর নিখুঁত হতে হবে না। তবে যে কাজে অনেক ব্যতিক্রম আর অস্পষ্ট সিদ্ধান্ত আছে, সেটি প্রথম পরীক্ষার জন্য কঠিন হতে পারে।
- কাজটি কি নিয়মিত হয় এবং প্রায় একই ধাপ অনুসরণ করে?
- একই তথ্য কি একাধিক জায়গায় কপি করতে হয়?
- ইনপুটের format কি মোটামুটি একরকম?
- ভুল হলে তা ধরা ও সংশোধন করা সহজ কি না?
- একটি ছোট অংশ automate করেও সুবিধা পাওয়া যাবে কি না?
একটি সাধারণ উদাহরণ
ধরা যাক, ওয়েবসাইটের enquiry email থেকে একজন টিম সদস্য নাম, ফোন ও প্রয়োজন আলাদা spreadsheet-এ লেখেন। তারপর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে জানান।
প্রথম ধাপে শুধু প্রয়োজনীয় তথ্য একটি review তালিকায় আনার ব্যবস্থা করা যায়। দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি দেখে নিশ্চিত করবেন। তারপর প্রয়োজন হলে পরের ধাপে notification বা follow-up reminder যোগ করা যাবে।
এটি একটি সম্ভাব্য workflow-এর উদাহরণ; সব email বা সিস্টেমে একই পদ্ধতি কাজ করবে ধরে নেওয়া ঠিক নয়।
প্রতিটি automation-এ AI লাগে না
নির্দিষ্ট ফর্মের তথ্য অন্য সিস্টেমে পাঠানো বা নির্ধারিত সময়ে reminder দেওয়ার মতো কাজে সাধারণ নিয়মভিত্তিক automation যথেষ্ট হতে পারে।
এলোমেলো ডকুমেন্ট থেকে তথ্য বোঝা বা দীর্ঘ লেখার সারাংশ করার ক্ষেত্রে AI বিবেচনা করা যায়। সে ক্ষেত্রেও ভুল শনাক্ত করা ও প্রয়োজনীয় মানবীয় যাচাইয়ের ব্যবস্থা রাখতে হবে।
পরীক্ষা করুন, তারপর বাড়ান
- শুরুতে বর্তমান প্রক্রিয়ায় কত সময় লাগছে ও কী ভুল হচ্ছে, নোট করুন।
- সীমিত কিছু sample দিয়ে নতুন ব্যবস্থাটি পরীক্ষা করুন।
- তথ্য না পাওয়া বা ভুল format এলে কী হবে, আগে ঠিক করুন।
- কোন কাজ সফল হয়েছে আর কোনটি হয়নি, বোঝার ব্যবস্থা রাখুন।
- প্রয়োজনে আগের পদ্ধতিতে ফিরতে পারার উপায় রাখুন।
শুরুটা হোক আপনার টিমের একটি কাজ থেকে
টিমের সঙ্গে বসে জিজ্ঞেস করুন: ‘একটি নিয়মিত কাজ কমাতে পারলে কোনটি কমাতে চাই?’ সেই উত্তর থেকেই প্রথম পরীক্ষার বিষয় পাওয়া যেতে পারে।
আপনার কাজটির ধাপ লিখে ABN Software-কে জানাতে পারেন। বর্তমান টুল ও তথ্যের ব্যবস্থা দেখে কোন অংশ সহজ করা সম্ভব, তা নিয়ে কথা বলা যাবে।
প্রশ্ন থাকলে বা নিজের ক্ষেত্রে কীভাবে করা যায় জানতে চাইলে আমাদের লিখুন।
আপনার workflow নিয়ে কথা বলুন
